Một hệ thống đặt chỗ giúp giảm bớt một số khó khăn bằng cách cho phép nhân viên đặt trước phòng họp của họ. Nhưng điều đó vẫn có nghĩa là nhân viên cần phải đăng nhập vào một ứng dụng khác mỗi khi họ đặt cuộc họp.

Điều này không cần thiết. Dưới đây là một số cách mà công nghệ có thể giúp đặt phòng họp - và các cuộc họp của bản thân - dễ dàng hơn.

Quy trình đơn giản, ít căng thẳng, nhiều thời gian hơn

Việc yêu cầu một nhóm người luôn bận rộn ngồi họp với nhau không phải lúc nào cũng đơn giản. Lịch họp cần phải được căn chỉnh để tìm thời gian phù hợp với mọi người. Nhưng bạn cũng cần phải tìm một phòng họp trống vào đúng thời điểm và đủ lớn để có thể phù hợp với tất cả mọi người!

Nếu ai đó cần lên lịch lại thì cần phải tìm thời gian mới. Điều này có nghĩa là phòng họp đã đặt trước đó sẽ không hoạt động. Và nó sẽ kéo dài cho đến khi mọi người cùng thông nhất  được thời gian cuộc họp cuối cùng.

Bằng cách kết nối lịch của người tham dự với phần mềm đặt chỗ, người tổ chức có thể truy cập tính khả dụng trong thời gian thực của mọi người. Bằng cách đó, họ không cần phải thực hiện hàng chục cuộc gọi điện thoại hoặc gửi vô số email để tìm ngày và giờ tốt nhất để diễn ra cuộc họp.

Để dễ dàng hơn, các doanh nghiệp có thể tạo lịch cho các phòng họp và sử dụng chúng để giúp người tổ chức kết nối mọi người cùng một lúc khi có một phòng họp trống phù hợp và hiển thị rõ ràng khi phòng được đặt. Toàn bộ quá trình mất vài phút thay vì vài giờ, giúp cho người tổ chức có nhiều thời gian hơn để tự chuẩn bị cho cuộc họp.

Bạn cũng có thể tạo tùy chọn phòng họp trong hệ thống đặt phòng để phòng phù hợp được đặt dựa trên số lượng người tham dự và nguyên tắc bắt buộc.

Nó cũng có khả năng tự động cập nhật để khi cuộc họp cần được lên lịch lại, một phòng họp mới có thể được tìm thấy ngay lập tức.

Đối với các cuộc họp định kỳ, phần mềm đặt lịch được kết nối lịch có thể sắp xếp mọi thứ nhanh chóng. Trong thời gian kiểm duyệt, các cuộc họp này thậm chí có thể tự động được lên lịch và thêm vào lịch của mọi người, có nghĩa là người quản lý dòng không cần phối hợp lịch biểu của họ với mọi nhân viên để tìm thời gian để tổ chức cuộc họp.

Các phòng họp thông minh thân thiện với môi trường hơn

Có đèn trong phòng 24/7 có thể tốn kém. Và đó không phải là một cách sử dụng năng lượng thông minh.

Mặt khác, phòng họp thông minh không chỉ mang lại lợi ích cho người dùng trong phòng họp mà còn có thể làm giảm đáng kể chi phí. Quan trong là giúp công ty góp phần cải thiện môi trường.

Nếu một phòng chỉ được sử dụng một vài giờ trong một ngày, cảm biến chuyển động có thể tắt đèn, máy lạnh, màn hình, và các thiết bị khác khi không có ai xung quanh. Điều này cũng giúp loại bỏ việc người khác cần phải đi vòng quanh và tắt tất cả các đèn vào cuối ngày, một việc có thể tốn thời gian và dễ bị sai sót trong một tòa nhà lớn.

Cung cấp cho mỗi phòng một bộ điều chỉnh nhiệt dựa vào việc mọi người ở trong phòng là một cách khác để tiết kiệm điện. Nhiệt độ tối thiểu có thể được thiết lập để ngăn không cho phòng quá lạnh. Khi mọi người muốn sử dụng phòng, họ có thể đặt bộ điều chỉnh nhiệt ở nhiệt độ mà họ muốn hoặc để nhiệt độ ở chế độ mặc định. Khi không còn ai trong phòng, bộ điều chỉnh nhiệt tự tắt.

Đồng bộ lịch có nghĩa là một phòng họp trống có thể được hiển thị sẵng sàng trên hệ thống đặt phòng. Và khi mọi thứ cập nhật theo thời gian thực, thật dễ dàng để thay đổi đột ngột vào phút cuối vì bạn có thể chắc chắn rằng lịch trình của phòng họp là sự thể hiện chính xác về tính khả dụng của phòng họp.

Tuy nhiên, các phòng họp thông minh có nhiều tiện ích hơn, không chị đơn giản là một hệ thống đặt phòng tự động. Nếu bạn đồng bộ hóa lịch với phần mềm quản lý phòng họp, đèn có thể được bật tự động khi cuộc họp được lên lịch.

Làm cho cuộc họp trở nên phong phú hơn. Các phòng họp thông minh cũng có thể tận dụng AI hoặc thậm chí VR để tạo trải nghiệm tốt hơn cho người dùng. Nó đặc biệt có lợi cho truyền thông và giúp tăng sự tham gia của người tham dự.

Đối với các thành viên trong nhóm làm việc từ xa hoặc không thể tham gia vào văn phòng, thực tế ảo mang đến cho họ cơ hội cảm thấy như họ đang ở trong phòng. Nhân viên cũng có thể tham dự các cuộc họp với khách hàng bên ngoài trang web và nhận được cùng một cảm giác mà họ sẽ có nếu họ đang ở trong cùng một phòng. Điều này giúp nhân viên tập trung và không bị xao lãng như họ có thể trong một cuộc họp truyền thống.

Các phòng họp thông minh cũng có thể được trang bị công nghệ ghi âm để tạo video chất lượng cao, có thể hữu ích cho bất kỳ ai không thể tham dự vào thời điểm đó.

Trong khi đó, AI, có thể được sử dụng để lấy biên bản cuộc họp hoặc tìm kiếm các nguôn tài liệu trực tuyến, các tác vụ thường mất thời gian trong cuộc họp hoặc có nghĩa là không phải ai cũng chú ý.

Chỉ đường là một tính năng chính khác đôi khi có thể bị bỏ qua. Nếu bạn có khách hàng hoặc đối tác cùng tham dự cuộc họp, việc tạo chỉ đường đến phòng có thể hữu ích hoặc giúp họ dễ dàng xác định. Một số hệ thống có thể tích hợp với bảng hiệu kỹ thuật số hoặc máy tính bảng bên cửa và chi tiết có thể được đính kèm với lời mời lịch họp.

Các phòng họp thông minh tạo trải nghiệm người dùng tốt hơn Công nghệ có thể giúp mọi thứ từ quá trình đặt phòng trở nên dễ dàng hơn để làm cho các cuộc họp hấp dẫn hơn. Cho dù một phòng được sử dụng cho một cuộc họp lớn của công ty hoặc cuộc họp cá nhân – một – một, với người dùng đồng bộ lịch có thể truy cập vào thời gian thực sẵn có của phòng họp và đặt phòng họ cần.

Phòng họp có thể được thiết lập bởi chính người tham gia, để phát hiện điều tiết và tự động chuyển đổi nguồn tài liệu hoặc tắt nhờ vào việc không có ai trong phòng. Điều này không chỉ mang lại lợi ích cho người dùng, mà còn tiết kiệm tài chính của công ty đối với chi phí tổ chức và điều hành các cuộc họp. Đây là một cách làm việc thân thiện với môi trường.

Trong khi đó, thực tế ảo, sẽ trở thành một phần ngày càng phổ biến của cuộc sống hàng ngày và nó cũng mang lại lợi ích cho các cuộc họp. Có rất nhiều cách để công nghệ có thể được sử dụng để mang lại lợi ích cho nơi làm việc. Câu hỏi đặt ra là, bạn sẽ sử dụng nó như thế nào?